Многофункциональный бот Битрикс24

Назначение

Большая часть ежедневных операций — отпуск, смена графика, командировка, обращение, работа с CRM — раньше требовала перехода между разделами портала, звонков в HR или ручных проверок бухгалтерией.

Система решает задачи:

• оформление отсутствий и смены графика через кнопки в чате;
• кадровые операции для руководителей (приём, перевод, увольнение);
• работа с задачами и CRM из групповых чатов без открытия карточек;
• фоновые проверки с 1С, закрытие просроченных документов, восстановление руководителей;
• интеграции с GPS-трекингом, VPN MikroTik, топливными картами и корпоративными сервисами.

Состав системы

Главное меню (личный диалог)

При открытии чата с ботом пользователь видит кнопки:

• Сменить график — выбор рабочего расписания из модуля «Учёт рабочего времени»;
• Отсутствие — оформление отпуска, больничного, отгула и т.д.;
• Создать обращение — ссылка на чат поддержки;
• Кадры — для руководителей подразделений: управление сотрудниками отдела.

Отсутствия

Через меню «Отсутствие» доступны сценарии:

• отсутствие с передачей обязанностей;
• отсутствие с передачей обязанностей руководителю;
• отсутствие без передачи обязанностей;
• смена и.о. в уже созданном отсутствии;
• удаление будущего отсутствия.

Типы отсутствий: ежегодный отпуск, больничный, отгул за свой счёт, ученический отпуск, командировка, прогул.

При оформлении отпуска бот проверяет остаток дней по дате приёма и истории отсутствий. Обработка выполняется через связанные бизнес-процессы. После окончания отсутствия агент восстанавливает руководителей подразделений.

Смена графика

• назначает расписание пользователю;
• при необходимости переключает режимы Wi-Fi / удалёнки / BitrixTime / браузер / Face ID.

Кадры (для руководителей)

Приём нового сотрудника: пошаговый ввод ФИО, даты рождения, телефона, e-mail, должности, подразделения.

Работа в чатах задач

При добавлении бота в чат задачи доступны команды:

• получить ссылку на папку задачи на диске;
• подключить / отключить папку (в т.ч. для экстранета);
• Командировка — оформление командировки по задаче;
• Оформление — выдача шаблонов документов компании;
• Оплатить счёт — создание счёта по задаче;
• удалить задачу.

Работа в CRM-чатах

В чатах сделок и лидов:

• открыть / закрыть доступ к файлам сотруднику;
• закрыть или удалить сделку;
• для смарт-процесса «Обращение»: смена категории, передача, взятие в работу, завершение.

Фоновые задачи (cron)

• сверка счетов-фактур и реализаций из 1С (OData) с данными Битрикс24; отчёт в чаты бухгалтерии по компаниям;
• аналогичная проверка платежей / взаиморасчётов с 1С;
• проверка актов выполненных работ для бухгалтерии;
• автозакрытие просроченных путевых листов (> 30 дней);
• восстановление руководителей подразделений после окончания отсутствия;
• массовая смена графиков по расписанию (23:59).

Скрипты работают только в рабочие дни.

Внешние интеграции

Удобство для пользователей

• Всё в мессенджере — отпуск, график и обращение оформляются кнопками, без поиска разделов в портале.
• Контекстные команды — в чате задачи или сделки бот предлагает только то, что нужно здесь и сейчас.
• Пошаговые сценарии — бот ведёт по полям при приёме сотрудника или оформлении отсутствия.
• Проверки «на лету» — остаток отпуска, блокировки и ошибки видны до отправки заявки.
• Не нужно помнить регламенты — cron сам закрывает просроченные документы и шлёт отчёты бухгалтерии.
• Единая точка для руководителя — кадры, VPN и CRM из одного бота в личном или групповом чате.

Результат для бизнеса

• сокращение времени HR-операций — типовые заявки не проходят через e-mail и Excel;
• меньше ошибок в CRM — действия из чата сразу создают или обновляют объекты;
• контроль дисциплины — прогулы, графики и отсутствия связаны с учётом времени и з/п;
• своевременная бухгалтерия — автоматические сверки с 1С выявляют расхождения до закрытия месяца;
• безопасность при увольнении — VPN отключается вместе с кадровым процессом;
• масштаб без новых интерфейсов — новые команды добавляются в бота, привычный канал для сотрудников сохраняется.

Связь с другими приложениями

Технические особенности

• боты работают через REST API и напрямую с базой данных портала;
• обработка событий: ONAPPINSTALL, ONIMBOTMESSAGEADD, ONIMCOMMANDADD, ONIMBOTJOINCHAT, ONIMBOTDELETE, PUBLISH;
• тяжёлая логика вынесена в обработчики БП и cron-скрипты;
• регистрация как локальное приложение Битрикс24.