О проекте

Главная цель проекта — систематизировать работу с лидами, исключить дублирование данных и автоматизировать рутинные действия менеджеров на каждом этапе закупки. Для этого мы разработали детальную структуру воронки и настроили умные бизнес-процессы.

Структура воронки лидов

Для точного контроля сделок мы разделили путь лида на понятные этапы:

  • Активные стадии: Новая, Постоянный заказчик, В работе, На распределении, В работе ОПР, Закупка подана.
  • Успешный финал: Рамочное соглашение или Выиграна.
  • Неуспешный финал: Проиграна, Отклонена, Отменена, Не подходит, Проследить за результатом, Ручная выбраковка.

Ключевые автоматизации: как это работает

Мы внедрили роботов и бизнес-процессы, которые сопровождают лид на протяжении всего цикла и заменяют ручной труд.

1. Контроль на этапе создания

  • Защита от дублей: CRM автоматически проверяет реестровый номер нового лида. Если такой номер уже есть в базе, дубликат не создается.
  • История заказчика: Система находит прошлые завершенные лиды по этому клиенту и сразу выводит результаты старых торгов в ленту. Менеджер мгновенно видит контекст отношений с заказчиком.

2. Автоматизация на активных стадиях

  • «В работе»: Система автоматически меняет ответственного сотрудника на того, кто фактически взял лид и передвинул его на этот этап.
  • «На распределении»: CRM запрашивает ввод краткого наименования лида. Если название превышает 50 символов, система сама аккуратно обрезает его до нужной длины.
  • «В работе ОПР»: Как только лид переходит сюда, ему присваивается порядковый номер, автоматически создается рабочая задача по ведению закупки и создается персональная папка на диске группы ОПР.
  • «Закупка подана»: Робот автоматически добавляет название контрагента к названию закупки для удобного поиска.

3. Контроль сроков и «забытых» лидов

  • Защита от простоя: Если лид «завис» в стадии «В работе» более двух дней, система возвращает его в статус «Новая», чтобы его мог взять другой сотрудник.
  • Контроль дедлайнов: Если лид находится на этапах обработки («В работе», «На распределении», «В работе ОПР»), но срок подачи заявок уже истек, CRM автоматически переводит его в стадию «Не подходит» и отправляет уведомление ответственному.

4. Финал сделки

  • Оповещение команды: При переходе лида в любую финальную стадию система автоматически публикует сообщение с результатами торгов в специальный чат.

Результат

Благодаря автоматизации компания исключила путаницу с дублями, ускорила обработку заявок и внедрила жесткий контроль дедлайнов. Менеджеры освободились от рутины создания папок и задач, а руководство получило прозрачную аналитику по выигранным и проигранным тендерам.