О проекте

Цель проекта — автоматизировать полный цикл контроля актов выполненных работ (АВР), исключить человеческий фактор при сверке бюджетов и настроить бесшовную сверку данных между Битрикс24 и 1С. Система сама следит за дедлайнами и минимизирует риски потери закрывающих документов.

Структура воронки АВР

Для точного отслеживания оригиналов документов мы создали специализированную смарт-процесс воронку:

  • Активные стадии: Начало, Бухгалтерия (подготовка документов), Документы подготовлены, АВР направлен заказчику, АВР проведен заказчиком, Требуется проверка.
  • Успешный финал: Документы предоставлены.
  • Провальные стадии: Удален, Списан на убыток, Документы не предоставлены.

Ключевые автоматизации: как это работает

Роботы и сквозные бизнес-процессы контролируют каждый шаг бухгалтера и менеджера, защищая компанию от финансовых ошибок.

1. Умный старт и связка со сделками

  • Автозаполнение карточки: При создании АВР система затягивает контакты, компанию и реквизиты из связанной сделки. Если заполнено поле «Сделка», CRM автоматически подставит нужного «Клиента». Заполнение пустых полей происходит только в том случае, если они изначально не были заполнены вручную.
  • Командная работа: Менеджер, ответственный за сделку, автоматически добавляется в привязанный АВР в качестве наблюдателя, чтобы оставаться в курсе процесса.

2. Защита бюджета и борьба с дублями

  • Контроль перерасхода: Специальный бизнес-процесс «Сделка и бухгалтер» автоматически суммирует стоимость всех АВР, прикрепленных к сделке. Если общая сумма актов превышает бюджет сделки, система мгновенно фиксирует ошибку и отправляет предупреждение в чат.
  • Защита от дублирования счетов: Система проверяет базу на наличие АВР с таким же номером счета-фактуры за текущий год по этой же компании. При обнаружении дубля поле номера очищается во избежание путаницы.

3. Синхронизация с 1С и сверка данных

  • Автоматический аудит: Система сравнивает сумму, номер счета-фактуры и дату подписания акта в Битрикс24 с данными в 1С. В случае нестыковки робот бьет тревогу и отправляет уведомление в чат АВР.
  • Контроль подписания в 1С: Раз в 3 дня система сканирует акты. Если документ отмечен как подписанный в Битрикс24, но отметка о подписании в 1С отсутствует, АВР автоматически сбрасывается в стадию «Документы не предоставлены». Уведомление со ссылкой на счет и сделку помогает быстро найти причину вручную.

4. Права доступа и автоматический контроль сроков

  • Разграничение прав: Устанавливать дедлайн завершения АВР, а также отправлять документы в архивные стадии («Документы не предоставлены» и «Удален») могут только сотрудники из профильной группы «Действия с первичными документами». Рядовой персонал не имеет к этому доступа.
  • Контроль дедлайнов: При переходе в статус «АВР направлен заказчику» система автоматически рассчитывает плановый срок закрытия (дата подписания + 2 месяца). Ежедневный робот находит все просроченные акты на этом этапе и автоматически переводит их в статус «Документы не предоставлены».
  • Гигиена чатов: Как только документы переходят в статус «Документы подготовлены», система автоматически удаляет бухгалтеров из наблюдателей, чтобы разгрузить их рабочее пространство от лишних уведомлений.

Результат

Внедрение роботов позволило полностью автоматизировать рутинный контроль дебиторской задолженности по документам. Бухгалтерия получила жесткий инструмент контроля за возвратом оригиналов актов, а интеграция с 1С застраховала компанию от расхождения в финансовых отчетах.